[Senin, 13 Juli 2020], Badan Penjaminan Mutu (BAPEM) UNIDHA melaksanakan Internal Webinar dengan tema “Membangun Keunggulan Kompetitif Organisasi melalui Tata Kelola yang Efektif dan Efisien” dengan narasumber sebagai berikut 1) Ibu Laura Syahrul, SE, MBA, PhD dan 2) Bapak Prof. Dr. H. Ansofino, M.Si.
Pada kegiatan tersebut, Ibu Lucy Chairoel, PhD (Prodi S1 Manajemen / Ketua BAPEM Universitas) bertindak sebagai moderator. Internal Webinar ini diikuti oleh 77 orang dosen dan 28 tenaga kependidikan (tendik) selingkup Universitas Dharma Andalas. Peserta mengikuti kegiatan ini melalui aplikasi Webinar Zoom Meeting. Webinar ini dimulai tepat pukul 09.00 dan dibuka oleh Rektor UNIDHA Bapak Prof. Dr. Deddi Prima Putra, Apt.
Pemateri pertama Ibu Laura Syahrul, SE, MBA, PhD (Dosen Universitas Andalas) menyampaikan materi dengan judul “Menuju Organisasi yang Efektif (Satu Pendekatan Human Behavior)”. Menurut beliau, kriteria efektifitas meliputi 6 (enam) komponen berikut ini: (1) Quality. Kualitas memenuhi kebutuhan dan ekspektasi customers; (2) Productivity. Produktivitas berhubungan dengan inputs dan outputs, profit, sales, market share, patients released, dan clients served; (3) Efficiency. Ratio outputs terhadap inputs. Rate of return on capital atau assets, unit cost, waste, downtime, occupancy rates and cost per patient/student/client; (4) Satisfaction. Kepuasan karyawan meliputi turnover, absenteeism, keluhan dan employee attitudes; (5) Adaptability. Kemampuan adaptasi terhadap perubahan internal dan external; dan (6) Development. Responsif dalam memenuhi tuntutan perubahan lingkungan.
Kemudian, beliau menambahkan faktor penentu perilaku dan kinerja manusia mencakup 6 (enam) hal, yaitu: Pertama, Individu (karakteristik, motivasi, kemampuan). Kepribadian seseorang adalah kombinasi unik ciri-ciri psikologis yang mempengaruhi bagaimana seseorang bereaksi dan berinteraksi dengan orang lain. Kedua, Sistem penghargaan dan penilaian. Mempertimbangkan Maslow’s hierarchy of needs, maka pemenuhan kebutuhan pada tingkat yang lebih rendah harus didahulukan (gaji atau penghasilan), Dalam era teknologi dan inovasi saat ini, penghargaan dan kesempatan untuk terlibat dalam proyek ataupun kegiatan penting lainnya membuat sumber daya manusia (SDM) mampu termotivasi untuk kinerja yang lebih baik melebihi piramida kebutuhan Maslow, dan sebagai rekognisi. SDM yang dihargai atas kemampuan professional serta pengalamannya cenderung lebih percaya diri, lebih menyukai tantangan baru dan lebih inovatif.
Ketiga, Perilaku kelompok. Perilaku kelompok meliputi 7 (tujuh) komponen berikut, a) Penting untuk terbangunnya keterkaitan dan keterpaduan tanpa mengorbankan pentingnya kreativitas individual dan kecemerlangan yang menjadi inti dari organizational change and innovation. b) Kelompok semestinya memfasilitasi sumber daya manusia yang memenuhi kebutuhannya. c) Adanya pelaksanaan yang sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang mengatur organisasi. Karenanya perlu dibangun keseragaman dan konsistensi yang menjadi model bagi semua. d) Individual perlu mengambil sikap dan tegas atas arah yang diambil organisasi. e) Perlu kerjasama dan kolaborasi yang menjadi kunci suksesnya organisasi. f) Perlu tersedia ruang bagi kebebasan berekspresi atas ide dan pemikiran serta dimungkinkannya pengambilan keputusan secara demokratis terutama pada era kompetisi bisnis Abad 21 ini. g) Paham akan peran (tugas dan fungsi) serta ekspektasi terhadap perilaku seseorang dalam peran tertentu. Keempat, Kekuasaan dan politik. Perilaku yang dilakukan dengan sengaja dan dipilih untuk mendapatkan dan mempertahankan kekuatan. Kelima, Perilaku antar kelompok & konflik. Tiga konsep penting yang dilakukan yaitu a) Tidak sependapat yang seharusnya mengarah pada pilihan alternatif, b) Tanggapi keluhan agar rasa ketidakpuasan bisa ditekan dan tidak berlanjut, c) Untuk menjaga semangat kerja, tangani persoalan secepat mungkin. Terakhir, Keenam, Kepemimpinan. Kepemimpinan ini meliputi, a) Mengarahkan perilaku SDM untuk pencapaian tujuan. b) Memungkinkan anggota memenuhi kebutuhannya (menghormati perbedaan antar karyawan, menjadi pendengar yang baik). c) Menjadi personifikasi untuk nilai, motivasi dan aspirasi anggota. d) Mewakili anggota saat berinteraksi dengan pimpinan kelompok lain. e) Memfasilitasi konflik, inisiator gerakan dan mempertahankan kelompok sebagai unit fungsional. f) Menerapkan kekuatan dalam pemberian sanksi secara sah (contohnya penghargaan dan sanksi).
Pemateri kedua Bapak Prof. Dr. H. Ansofino, M.Si (dosen STKIP PGRI Sumbar) menyampaikan materi dengan judul “Tata Kelola Organisasi Menuju Universitas Bermutu”. Menurut beliau, tata kelola organisasi yang baik adalah pengaturan struktur organisasi, proses ‘bisnis’, serta program dan kegiatan dalam suatu perencanaan untuk mencapai tujuan.
Kemudian, beliau menambahkan bahwa prinsip-prinsip tata kelola organisasi perguruan tinggi (PT) yang baik meliputi 9 (sembilan) komponen berikut ini. Pertama, Akuntabilitas (kepada stakeholders), Kejelasan Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran (VMTS) dengan mandat badan penyelenggara. Kedua, Responsibility (tanggung-jawab); adanya Tugas, Pokok, dan Fungsi (Tupoksi); Manual; Standard Operating Procedure (SOP); dan Instruksi kerja. Ketiga, Independensi (dalam pengambilan keputusan), menggunakan fit and proper. Keempat, Fairness (adil), adanya track record, dan menerapkan merit system. Kelima, Penjaminan Mutu INTERNAL. Keenam, Relevansi, (tracers study, survei pengguna). Ketujuh, Efektifitas dan efisiensi, (Rencana Induk Pengembangan (RIP), Rencana Strategis / Renstra, Rencana Kegiatan Tahunan (RKT), dan Rencana Anggaran Kegiatan Tahunan (RAKT). Kedelapan, Transparansi, (Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) mengontrol Rektor dan jajarannya). dan Kesembilan, Nirlaba.
Terakhir, beliau menjelaskan indikator penerapan tata kelola
perguruan tinggi yang baik yakni (1) Kejelasan identitas dan VMTS dengan Key Performance Indicators (KPI) serta program dan kegiatan; (2) Keberadaan SPMI secara utuh dan manajemen Penetapan Standar Dikti, Pelaksanaan Standar Dikti, Evaluasi (pelaksanaan) Standar Dikti, Pengendalian (pelaksanaan) Standar Dikti dan Peningkatan yang disingkat dengan PPEPP dan SPMI berbasis outcome; (3) Laporan tracer study; (4) Sistem informasi dan data based kegiatan akademik dan laporan keuangan.
Pada sesi interaktif, beberapa pertanyaan yang muncul salah satunya dari Ibu Sri Mutiar, S. Pt, MP (Prodi S1 Teknologi Industri Pertanian) yang menanyakan bagaimana cara menyampaikan kritik kepada rekan kerja jika tindakan yang dilakukan telah menyalahi aturan yang ada? Lalu dilanjutkan dengan pertanyaan dari Ibu Dian Hirma, SE, MM (Prodi D3 Manajemen Perusahaan) karyawan yang demotivasi sedangkan expert leader tidak bisa menyelesaikannya, apakah BAPEM boleh membantu menyelesaikannya? Pertanyaan selanjutnya dari Ibu Malse Anggia, S.TP, MP / prodi S1 Teknologi Industri Pertanian yang menanyakan saran agar tata kelola yang baik di BAPEM, SDM yang baik itu berapa orang? Bagaimana dengan tim untuk mengembangkan standarnya? Pertanyaan selanjutnya diajukan oleh Bapak Ridho Aidil Fitrah, ST, MT / prodi S1 Teknik Sipil yang menanyakan apa yang perlu dilakukan UNIDHA jika menjadi World Class University? Saat ini, UNIDHA berada di level Teaching University. Terakhir, Ibu Mellyna Eka Yan Fitri, S.Si, MM / prodi S1 Manajemen menanyakan bagaimana merangsang dosen mau menerbitkan luaran di jurnal internasional?
Pertanyaan tersebut dijawab dengan tuntas oleh Ibu Laura. Beliau menjelaskan bahwa cara mengkritik rekan kerja (satu level) jika tindakan yang dilakukan telah menyalahi aturan yang ada, meliputi (1) Ekspertise. Beri tahu adanya konsekuensi jika melakukan sesuatu. (2) Menggunakan pendekatan kultural. Contohnya, di Minang dengan budaya “bacaro” dimana jika usia di atas (senioritas) dihargai dan menyampaikan dengan sopan. (3) Pergunakan ‘tangan orang’ yang memiliki kekuatan untuk mengintervensi. Selanjutnya, peran leadership adalah memfasilitasi proses penyelesaian jika itu dibawah lingkup tanggung jawabnya. Kemudian, demotivasi juga dapat terjadi dimana ketika kondisi seseorang tidak bisa perform bukan karna tidak mampu tapi ada sesuatu yang membuat orang tersebut terhambat untuk bisa perform. Rekan kerja juga bisa membantu atau adanya orang yang punya power dalam struktur hierarki tersebut. Jika dilihat dari sisi ranah BAPEM, institusi menyediakan sistem dan membuat sistem dimana ada aturan main yang mejelaskan ‘who does what’. BAPEM bukanlah ranah untuk menyelesaikan masalah tersebut. Demotivasi juga dapat timbul dari tingkah annoying dan sabotase (ada eror, mengganggu action orang dalam bekerja). Ada figur/mentor yang bisa memberikan bantuan dari orang yang merasa ada keluhan tesebut (orang tersebut mampu dan jam terbang tinggi). BAPEM punya sistem atau acuan untuk membantu menyelesaikan disaat ‘ketiadaan’ figur pimpinan tersebut. Terakhir, beliau menjelaskan bahwa sepanjang sistem diterapkan secara konsisten, maka semua orang akan ‘play by the rule‘ dan berlaku umum dan konsisten. Persoalan bisa timbul jika terjadi ketidakkonsistenan.
Kemudian, Bapak Ansofino pun menjawab dengan tuntas pertanyaan yang diajukan ke beliau. Menurut beliau, tata kelola yang baik dalam BAPEM meliputi 6 (enam) komponen berikut ini. Pertama, Bangun kelembagaannya. Kedua, Lengkapi strukturnya. Ketiga, Isi orang-orangnya. Keempat, Buat dokumen secara lengkap. Kelima, Dokumen dikembangkan dengan IT (jangan manual saja). Keenam, Update websitenya (pendanaan sendiri) janjikan akreditasi dan luaran yang bagus. Jika website BAPEM up to date, nantinya dosen, tendik, mahasiswa dan semua civitas akademika bisa melihat secara langsung dokumen tersebut. Selanjutnya, beliau menanyakan bahwa level teaching university ini milestonenya ditandai dengan apa? Apakah sudah ada internasional class? Kurikulum sudah online kah? Konten sudah online apa belum? Pembelajarannya berupa prodi apa yang diunggulkan? Mata kuliah apa yang diunggulkan? Keterampilan khusus apa yang diunggulkan? Nah semua pertanyaan di atas dapat dilakukan dengan tahapan berikut ini. Pertama, Create dengan baik. Kedua, Susun pembelajarannya. Ketiga, Rekatkan dengan IT. Keempat, Buku ajar sudah bisa dibaca secara online apa belum. Kelima, Bahan pembelajaran sudah bisa diasinkronkan atau belum. Keenam, Unggulkan di setiap prodi. Selanjutnya, berilah label dan sempurnakan itu dengan baik. Jika dikenal dengan dosen yang ahli di bidang tersebut dan mengenal pakar-pakar yang oke. Jika sudah,
Teaching University lanjut ke level Riset University. Riset di level inovasi dimana luaran riset berupa produk yang dimanfaatkan oleh masyarakat umum. Penelitian libatkan dengan prodi lain (antar prodi). Kemudian, cara merangsang dosen untuk menerbitkan luaran di jurnal internasional yaitu dengan memberikan reward tambahan dari kampus, untuk Jurnal Internasional sekitar 20 juta dan Jurnal Terakreditasi Sinta 1-2 sekitar 2 juta. Selanjutnya, persoalan demotivasi menurut beliau, dosen jangan diberikan beban individu tapi dengan sistem. Contoh tidak patuh dengan standar Rencana Pembelajaran Semester (RPS), sumber pembelajaran internasional tidak patuh, jadi adanya sistem yang menghukumnya. Buat aturan sistem Monitoring dan Evaluation (Monev), bukan sesama dosen yang menegur. Nantinya, BAPEM sebagai saringan pertama dari permasalahan, pimpinan adalah pengambil keputusan akhir (final decision).
Di akhir penghujung acara, moderator menarik kesimpulan dari materi yang disampaikan oleh kedua narasumber. Pertama, Organisasi yang efektif dengan faktor utama pendukung yakni SDM yang bisa meningkatkan kemampuan (beradaptasi dan pengembangan diri sendiri) dan juga didukung oleh leadership yang ada di organisasi tersebut. Kedua, BAPEM sangat penting sekali di universitas (semua bagian yang ada di universitas sebaiknya mendukung BAPEM (visi misi, RIP jangka panjang, Renstra, Renop) harus ada di setiap prodi supaya ketercapaian mutu universitas tercapai.